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Wir hatten die Idee, die Postkategorie "Softwarevergleich" ins Leben zu rufen; in dieser werden wir verschiedene OpenSource Softwareprogramme aus unserem Workflow austesten und miteinander vergleichen.

Der erste Post dieser Kategorie bezieht sich auf einen Vergleich der Systeme ODOO 11, ODOO 14 und ERPNext.

Ein Enterprise-Resource-Planning (ERP) – System bezeichnet eine Software welche dazu dienen soll, verschiedene Unternehmensressourcen zu managen. Dies kann von Lagerhaltung über Rechnungswesen bis hin zur Personalverwaltung alles beinhalten. Die meisten ERP Systeme bestehen dabei aus unterschiedlichen Modulen, die man je nach Bedarf nutzen kann. Diese Module sollen bei einem umfangreichen System so auswählbar sein, dass sie speziell zum Unternehmen passen. Branchenspezifische Software ist ebenso üblich und enthält hierfür alle benötigten Funktionen.

Odoo 11 in der Community Edition, wie wir es gerade in Verwendung haben.

Wie immer setzen wir auf OpenSource Software, welche wir natürlich auch genau unter die Lupe genommen haben. Getestet werden die Systeme vor allem anhand unserer eigenen Anforderungen. Untenstehend findet Ihr also eine Liste an Kriterien, die für uns besonders wichtig im betrieblichen Alltag sind. Für andere Unternehmen kann zB eine Webshop-Integration wichtiger sein, oder die Möglichkeit eine Homepage zu gestalten. Hier setzen wir jedoch auf andere Lösungen.

Odoo in der Version 11 haben wir firmenintern schon lange im Betrieb. Von Odoo ist eine Community Edition als OpenSource und Enterprise Version erhältlich, welche weitere Ergänzungen enthält. Wir benutzen die Community Edition mit kostenlosen Erweiterungen. Nur für den CSV Import von Kontoauszügen mussten wir ein Modul mit einer Einmalzahlung dazukaufen. Odoo Version 14 ist die neueste Community Edition und hat leider keine eigene Finanzbuchhaltung mehr. Ein Finanzmodul müsste für diese Version extra und pro Person abonniert werden. Wenn wir nun in Zukunft nicht mehr bei Odoo bleiben wollen, was sind die Alternativen?

OpenSorce ERP-Systeme
Odoo 11 Odoo 14 ERPNext
Datenbanken:
Datenbank für Kund_innen, Lieferant_innen und Geschäftspartner X X X
Datenbank mit allen Produkten und Services, die wir anbieten X X X
Rechnungsstellung & Dokumentensammlung:
Erstellung von Angeboten und Rechnungen X X X
Automatische, zeitlich angepasste Rechnungserstellung * X
Eingangsrechnungen erfassen und Scans dazu ablegen X X X
Finanzbuchhaltung:
Ausgehend von den erfassten Rechnungen erstellte Buchungen X X
Buchungen händisch eingeben X X
Möglichkeit, Kontenrahmen nach Präferenz zu importieren / verändern X *
Erstellung von Berichten (Jahresbilanz, Steuerberichte, etc.) X X
Lagerbuchhaltung:
Erfassung aller Anlagegüter X X
Lagerbuchhaltung Handelswaren X X X
Planung:
Projekte/Aufgaben/To-Dos managen, zuweisen etc X X X
Kalenderfunktion X X X
Zeiterfassung für Projekte X X X
Personalverwaltung:
Zeiterfassung Personal (Punch in/punch out) X X X
Aufgabenzuweisung zu Anwesenheitszeiten X X X
Aufwände abrechnen X X X
Gehaltsabrechnung X X
Urlaubsmanagement X X X
Konzernstrukturen abbilden X X *
Bankimport X X

* werden im Folgetext erklärt.

Als vielversprechendster Kandidat hat sich ERPnext herausgestellt; die Softwareoberfläche sieht folgendermaßen aus :

Erstellen von Ausgangsrechnungen in ERPnext.

In der Tabelle oben ist auch ersichtlich, dass viele unserer Anforderungen auch an die Finanzbuchhaltung von dieser Software erfüllt werden können - mit einem kleinen Haken.

Zwar haben wir „nur“ eine eigene Zweigniederlassung in Österreich, dennoch ist es für unsere Steuererklärungen notwendig die Buchhaltung von Österreich und Deutschland zu trennen. In Odoo 11 war dies leicht möglich und es konnte leicht ausgewählt werden für welches Land gerade gebucht wird. Die Länder unterscheiden sich komplett an Personal und Buchhaltung, und es kann auch in jedem Land der jeweilige Kontenrahmen gewählt werden. Kontakte bleiben jedoch für beide Länder gleich. ERPnext ist eine OpenSource Software, mit der Mutter-Tochter Beziehungen zwar abgebildet werden können, jedoch der Kontenrahmen der Mutter übernommen werden muss. Somit müssten sich unsere österreichischen Steuerberater leider mit einem deutschen Kontorahmen herumschlagen.

Automatische Rechnungserstellung ist ebenfalls ein Feature, das bei steigender Kund_innenzahl eine Rolle spielt. Ausgehend von Angeboten können in Odoo 11 und ERPnext Rechnungen erstellt werden. Für Odoo 11 gab es ein kostenfreies Modul, welches eine regelmäßige Abrechnung für Abomodelle erlaubt – monatlich und jährlich. ERPnext bietet zusätzlich auch noch quartalsmäßige Abrechnung an. Für uns wäre das ideal, da viele Kund_innen eine quartalsmäßige Abrechnung wünschen.

Für die Zukunft müssen wir uns also überlegen, bei welcher Software wir bleiben. Als IT Unternehmen, das solche OpenSource Services nutzt, gibt es jedoch einen großen Vorteil: Wir könnten theoretisch einen eigenen „Fork“ der Odoo Community Edition erstellen. So bezeichnet man eine eigens modifizierte Version der Software, in der man zB selbst ein Finanzmodul programmiert und integriert. Es erfordert jedoch ein hohes Zeitinvestment von qualifizierten Mitarbeiter_innen, um ein solch großes Projekt umzusetzen.

Odoo 14 in der Community Edition.

Natürlich haben wir uns gefragt - gibt es das vielleicht schon? Wir kommen doch sicher nicht als erstes Unternehmen auf diese Idee! Flectra war ein Odoo Community Fork der viele Features enthielt, welche nur noch in der Odoo Enterprise Edition erhältlich waren. Odoo hatte einen Rechtsstreit mit Flectra, bei dem Flectra von Odoo vorgeworfen wurde Code aus der Enterprise Edition kopiert zu haben. Das Gericht hat zugunsten von Odoo entschieden. Somit war einige Zeit lang leider keine frei zugängliche, aktuelle Version von Odoo erhältlich, welche noch eine komplette Finanzbuchhaltung enthält.

Dieses Jahr wurde Odoo 15 released, welches laut Website-Beschreibung wieder eine Buchhaltung integriert hat. Wir werden das natürlich demnächst für euch austesten!

Wie ihr seht ist auch im Bereich von Unternehmenssoftware vieles mit OpenSource möglich; auch hier tun sich vor uns zahlreiche spannende Möglichkeiten auf, vorhandene Software um kleine oder große Features zu erweitern. Wir werden euch auch bei diesem Thema auf dem laufenden halten!